Cách dùng hàm QUERY và IMPORTRANGE trong Google Sheets

IMPORTRANGE giúp bạn kéo dữ liệu từ một file Google Sheets khác về file hiện tại, còn QUERY cho phép lọc, nhóm và sắp xếp dữ liệu bằng những câu lệnh gần giống SQL. Kết hợp hai hàm này, bạn có thể gom báo cáo từ nhiều file của nhiều người vào một bảng tổng hợp tự cập nhật.

Bài viết dùng dấu phẩy , giữa các đối số. Nếu bảng tính của bạn đặt vùng ngôn ngữ dùng dấu chấm phẩy ; (hay gặp khi chọn một số khu vực), hãy thay , bằng ; trong công thức. Hai hàm này có sẵn trong Google Sheets, không có trong Excel thường.

Hàm IMPORTRANGE: lấy dữ liệu từ file khác

Cú pháp:

=IMPORTRANGE("đường_dẫn_file", "Tên_sheet!A1:D100")

Trong đó đối số thứ nhất là địa chỉ (URL) hoặc ID của file nguồn, đối số thứ hai là tên sheet và vùng dữ liệu cần lấy, đặt trong dấu ngoặc kép.

Các bước dùng IMPORTRANGE

1. Mở file nguồn, sao chép địa chỉ trên thanh trình duyệt.
2. Mở file đích, click vào ô trống, nhập =IMPORTRANGE(" rồi dán địa chỉ, đóng ngoặc kép, thêm dấu phẩy.
3. Nhập tên sheet và vùng, ví dụ "DonHang!A1:E500", rồi đóng ngoặc và nhấn Enter.
4. Ô sẽ báo #REF! kèm dòng Allow access (Cho phép truy cập). Bấm vào dòng đó để cấp quyền lần đầu.
5. Dữ liệu xuất hiện và tự cập nhật khi file nguồn thay đổi.

Công thức mẫu:

=IMPORTRANGE("https-địa-chỉ-file", "DonHang!A1:E500")

(Trong thực tế bạn dán nguyên địa chỉ file của mình vào.) Bạn cần có quyền xem file nguồn thì mới lấy được dữ liệu.

Hàm QUERY: lọc và tổng hợp bằng câu lệnh

Cú pháp:

=QUERY(dữ_liệu, "câu_lệnh", số_dòng_tiêu_đề)

Câu lệnh viết trong dấu ngoặc kép, dùng các từ khóa tiếng Anh như select (chọn cột), where (điều kiện), group by (nhóm), order by (sắp xếp), limit (giới hạn dòng), label (đổi tên cột). Giả sử bảng ở A1:E100 gồm Ngày (A), Khách hàng (B), Khu vực (C), Sản phẩm (D), Doanh thu (E).

Ví dụ thường dùng

• Chọn vài cột: =QUERY(A1:E100, "select A, B, E", 1)
• Lọc theo điều kiện chữ: =QUERY(A1:E100, "select * where C = 'Thái Nguyên'", 1). Chữ trong câu lệnh dùng dấu nháy đơn.
• Lọc theo số: =QUERY(A1:E100, "select A, B, E where E > 1000000", 1)
• Tổng theo nhóm: =QUERY(A1:E100, "select C, sum(E) group by C", 1)
• Sắp xếp giảm dần: =QUERY(A1:E100, "select B, E order by E desc", 1)
• Đổi tên cột: =QUERY(A1:E100, "select C, sum(E) group by C label sum(E) 'Tổng doanh thu'", 1)
• Lấy 5 dòng đầu: =QUERY(A1:E100, "select * order by E desc limit 5", 1)

Với điều kiện ngày, dùng dạng where A >= date '2025-01-01'. Ngày phải viết theo định dạng năm-tháng-ngày.

Tham chiếu ô trong câu lệnh

Muốn điều kiện lấy từ một ô (ví dụ ô H1 chứa tên khu vực), ghép chuỗi bằng dấu &:

=QUERY(A1:E100, "select * where C = '" & H1 & "'", 1)

Với số, không cần dấu nháy: "... where E > " & H1.

Kết hợp QUERY và IMPORTRANGE

Đây là cách mạnh nhất: lấy dữ liệu từ file khác rồi lọc luôn. Khi dữ liệu đến từ IMPORTRANGE, bạn không dùng chữ cái cột A, B, C mà dùng Col1, Col2, Col3:

=QUERY(IMPORTRANGE("địa-chỉ-file", "DonHang!A1:E500"), "select Col2, sum(Col5) where Col3 = 'Thái Nguyên' group by Col2 label sum(Col5) 'Tổng'", 1)

Bạn cấp quyền truy cập một lần cho địa chỉ file như ở bước trên. Công thức này lọc theo khu vực và tổng doanh thu theo khách hàng, luôn cập nhật theo file nguồn.

Lỗi thường gặp và cách sửa

• **#REF! — You need to connect these sheets: bạn chưa cấp quyền, bấm Allow access**.
• **#VALUE! hoặc Unable to parse query string:** câu lệnh sai cú pháp, thường do thiếu dấu nháy đơn quanh chữ hoặc sai tên cột.
• **#N/A hoặc dữ liệu rỗng:** điều kiện không khớp nội dung, kiểm tra khoảng trắng thừa và chữ hoa/thường (so sánh chữ phân biệt chính tả).
• Cột bị coi là chữ thay vì số: nếu một cột lẫn cả số và chữ, QUERY có thể bỏ qua phần ít hơn. Hãy làm sạch dữ liệu để mỗi cột chỉ một kiểu.
• Không lấy được dữ liệu: kiểm tra bạn có quyền xem file nguồn không và địa chỉ có đúng không.

Mẹo làm việc nhóm

Nếu nhiều người cùng nhập liệu, mỗi người một file rồi bạn dùng IMPORTRANGE gom vào file tổng. Cách này tránh sửa đè lên nhau. Thao tác chia sẻ và cộng tác xem trong bài dùng Google Sheets làm việc nhóm. Nếu dữ liệu đến từ biểu mẫu, xem nối Google Forms với Google Sheets.

Quen các hàm tra cứu cơ bản sẽ giúp ích khi cần ghép bảng, xem hàm VLOOKUP và XLOOKUP, hoặc dùng phần mềm bán hàng để dữ liệu có sẵn dạng bảng.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn cần dựng bảng tính báo cáo cho cửa hàng, doanh nghiệp hoặc muốn một phần mềm quản lý thay vì bảng tính, hãy xem phần mềm theo yêu cầu hoặc liên hệ Cường Tech (476 Đường CMT8, Thái Nguyên) qua hotline/Zalo 0943.847.333.