Cách dùng Word, Excel trên web miễn phí

Bạn không cần cài Office cũng có thể soạn văn bản và làm bảng tính: Microsoft cung cấp Word và Excel chạy ngay trên trình duyệt, dùng tài khoản Microsoft miễn phí. Chỉ cần có Internet là bạn mở, sửa, lưu và chia sẻ file được, dù máy đang dùng không có Office.

Bài này hướng dẫn từng bước dùng bản web, cách mở file cũ và những giới hạn bạn nên biết. Tên giao diện có thể thay đổi theo phiên bản Microsoft cập nhật.

Bản web của Word, Excel là gì

Đây là phiên bản rút gọn của Office, chạy trong trình duyệt như Chrome hoặc Edge. File được lưu trên OneDrive, kho lưu trữ trực tuyến gắn với tài khoản Microsoft của bạn. Điểm hay là bạn mở cùng file trên máy khác, điện thoại, và nhiều người có thể sửa cùng lúc.

Bản web miễn phí chủ yếu hợp với soạn thảo và bảng tính thông thường. Tính năng nâng cao như macro, một số kiểu biểu đồ hay công cụ chuyên sâu có thể bị thiếu, và các giới hạn cụ thể thay đổi theo thời điểm nên bạn cần xem thông tin chính thức trên trang Microsoft.

Nếu bạn muốn nắm tổng quan các cách dùng Office hợp pháp, xem bài dùng Office miễn phí hợp pháp: Office online và Microsoft 365.

Chuẩn bị: tài khoản Microsoft

Bạn cần một tài khoản Microsoft (thường có đuôi outlook.com, hotmail.com hoặc dùng email sẵn có đăng ký tài khoản Microsoft). Nếu chưa có, bạn có thể tạo ngay khi đăng nhập lần đầu bằng cách chọn tạo tài khoản mới.

Các bước tạo và mở Word, Excel trên web

1. Mở trình duyệt, vào trang Microsoft 365 hoặc Office (gõ office.com vào thanh địa chỉ).
2. Chọn Sign in (Đăng nhập) và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft.
3. Ở trang chủ, chọn biểu tượng Word hoặc Excel, hoặc Create (Tạo mới) rồi chọn loại tài liệu.
4. Chọn Blank document (Tài liệu trống) hoặc Blank workbook (Sổ làm việc trống), hoặc chọn một mẫu có sẵn.
5. Bắt đầu soạn. File tự động lưu lên OneDrive khi bạn chỉnh sửa.
6. Đặt tên file bằng cách bấm vào tên tài liệu ở đầu trang.

Không cần nhấn lưu thủ công, nhưng bạn nên kiểm tra biểu tượng trạng thái lưu để chắc chắn đã đồng bộ.

Mở file Word, Excel có sẵn trên máy

Nếu file đang nằm trên máy tính, bạn cần tải nó lên OneDrive trước.

1. Vào OneDrive trong cùng tài khoản.
2. Chọn Upload (Tải lên) > Files (Tệp) và chọn file từ máy tính.
3. Nhấp vào file vừa tải lên. File sẽ mở trong Word hoặc Excel bản web.
4. Sau khi sửa xong, vào File (Tệp) > Save as (Lưu thành) > Download a copy (Tải xuống bản sao) để lấy về máy.

Cách mở file khi máy không cài Office xem chi tiết hơn ở bài mở file docx, xlsx khi máy không cài Office.

Chia sẻ và làm việc cùng người khác

1. Mở file, chọn Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải.
2. Nhập email người nhận hoặc chọn Copy link (Sao chép liên kết).
3. Chọn quyền: Can edit (Có thể chỉnh sửa) hoặc Can view (Chỉ xem).
4. Gửi liên kết. Người nhận mở file ngay trên trình duyệt, không cần cài Office.

Nhờ tính năng này, bạn có thể thay thế việc gửi file qua lại bằng email, tránh nhầm phiên bản. Cẩn thận khi chia sẻ file chứa thông tin cá nhân: chỉ gửi cho đúng người và chọn quyền chỉ xem nếu không cần sửa.

Khác biệt so với bản cài trên máy

• Cần Internet: mất mạng thì không mở được file trên web.
• Ít tính năng hơn: một số tính năng nâng cao của bản cài trên máy có thể thiếu.
• Định dạng phức tạp: file có bố cục rất phức tạp đôi khi hiển thị hơi khác. Hãy kiểm tra lại trước khi in.
• Lưu trữ OneDrive: dung lượng miễn phí có giới hạn nhất định theo chính sách của Microsoft.

Nếu bạn cần dùng Office thường xuyên, làm việc ngoại tuyến hoặc cần đủ tính năng, nên cân nhắc bản có bản quyền hợp pháp. Kiểm tra bản quyền máy hiện có theo bài kiểm tra Windows, Office có bản quyền không.

Nếu gặp sự cố khi dùng bản web

1. Không đăng nhập được: kiểm tra lại mật khẩu, thử trình duyệt khác hoặc cửa sổ ẩn danh.
2. File bị khóa hoặc chỉ đọc: có thể ai đó đang mở, hoặc bạn chỉ có quyền xem. Hỏi chủ file.
3. Không lưu được: kiểm tra kết nối mạng và dung lượng OneDrive.
4. Giao diện lạ, báo lỗi: xóa bộ nhớ đệm trình duyệt hoặc dùng Edge. Xem thêm ứng dụng Office báo lỗi Something went wrong.

Dữ liệu quan trọng nên có bản sao lưu ở nơi khác; xem cách dùng OneDrive đồng bộ dữ liệu giữa các máy.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn cần cài hoặc kiểm tra Office trên máy, cứ mang máy tới cửa hàng để được hỗ trợ. Với nhu cầu công việc lâu dài, bạn cũng có thể xem dịch vụ IT hoặc gọi 0943.847.333 để được tư vấn giải pháp văn phòng phù hợp với số người dùng.