Cách ghi chú công việc bằng OneNote hoặc Notion

Ghi công việc trên mẩu giấy dán, tin nhắn tự gửi cho mình, file Word rải rác mỗi nơi một cái là cách khiến bạn bỏ sót việc. Dùng một ứng dụng ghi chú tập trung giúp bạn gom mọi thứ về một chỗ, tìm lại nhanh và đồng bộ giữa máy tính với điện thoại.

Hai cái tên phổ biến nhất là OneNote của Microsoft và Notion. Bài này giúp bạn hiểu khác biệt, rồi hướng dẫn cách bắt đầu với từng công cụ, cùng một cách sắp xếp công việc đơn giản dễ duy trì.

OneNote và Notion khác nhau thế nào?

OneNote giống một cuốn sổ tay điện tử: bạn chọn chỗ nào trên trang cũng gõ được, dán ảnh, ghi chú tay, đính kèm file. Cấu trúc gồm Notebook (Sổ tay) > Section (Mục) > Page (Trang). Rất hợp để ghi nhanh, ghi chép buổi họp, ghi bài học.

Notion giống một không gian làm việc: mỗi trang là một khối nội dung, có thể chèn bảng dữ liệu (database), danh sách việc, lịch, bảng Kanban. Hợp để quản lý dự án, theo dõi tiến độ.

| Tiêu chí | OneNote | Notion |

| --- | --- | --- |

| Kiểu dùng | Sổ tay tự do | Trang, bảng dữ liệu có cấu trúc |

| Ghi nhanh | Rất tiện | Cần chọn khối trước |

| Quản lý dự án | Hạn chế | Mạnh |

| Đồng bộ | Tài khoản Microsoft | Tài khoản Notion |

| Độ dốc học | Dễ | Cần làm quen |

Cả hai đều có gói miễn phí dùng được cơ bản; tính năng và giới hạn có thể thay đổi theo thời gian, hãy xem điều khoản hiện hành của từng dịch vụ.

Cách bắt đầu với OneNote

1. Bấm Start, gõ OneNote và mở ứng dụng. Nếu máy chưa có, vào Microsoft Store tìm và cài (xem cách tải ứng dụng an toàn từ Microsoft Store).
2. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft.
3. Bấm Add Notebook (Thêm sổ tay) hoặc tạo New Notebook, đặt tên, ví dụ 'Công việc'.
4. Bấm Add Section (Thêm mục) và tạo các mục như 'Hôm nay', 'Dự án A', 'Họp'.
5. Bấm Add Page (Thêm trang) để tạo trang mới, gõ tiêu đề ở dòng trên cùng.
6. Ghi việc cần làm, rồi bấm Home > Tags > To Do (hoặc Ctrl + 1) để tạo ô tích hoàn thành.

Mẹo: dùng Windows + Shift + S để chụp một vùng màn hình rồi dán vào trang ghi chú.

Cách bắt đầu với Notion

1. Mở ứng dụng Notion trên máy tính, hoặc tìm Notion trên trình duyệt, rồi tạo tài khoản.
2. Bấm New page (Trang mới), đặt tên, ví dụ 'Việc cần làm'.
3. Trên dòng trống, gõ dấu / rồi chọn To-do list để tạo danh sách có ô tích.
4. Muốn quản lý dự án, gõ / rồi chọn Table view hoặc Board view để tạo bảng theo cột trạng thái (Cần làm, Đang làm, Xong).
5. Thêm cột Ngày hạn và Mức ưu tiên để lọc và sắp xếp.
6. Dùng Templates (Mẫu) có sẵn nếu bạn chưa muốn tự thiết kế.

Notion có thể làm bạn mất thời gian trang trí nếu quá cầu kỳ. Hãy bắt đầu đơn giản với một trang và một danh sách.

Cách sắp xếp công việc dễ duy trì

Dù dùng công cụ nào, nguyên tắc sau giúp ghi chú hữu ích lâu dài:

1. Một nơi duy nhất để thu thập: mọi việc mới đều ghi vào một trang 'Hộp thư đến'.
2. Mỗi ngày xử lý một lần: phân việc vào hôm nay, tuần này hoặc sau.
3. Chia theo dự án hoặc ngữ cảnh: công việc, cá nhân, học tập.
4. Mỗi việc có hạn và người phụ trách nếu làm việc nhóm.
5. Cuối tuần dọn lại: lưu trữ việc đã xong, đưa việc chưa làm sang tuần sau.

Nên chọn công cụ nào?

• Chọn OneNote nếu bạn hay ghi chép buổi họp, học bài, dán ảnh, hoặc đang dùng nhiều dịch vụ của Microsoft. Kết hợp với OneDrive đồng bộ giữa các máy rất tiện.
• Chọn Notion nếu bạn quản lý nhiều dự án, làm việc nhóm, cần bảng theo dõi tiến độ.
• Nếu chỉ cần ghi nhanh vài dòng tạm, dùng Sticky Notes ghi chú nhanh trên màn hình.
• Làm việc nhóm với bảng tính, xem cách dùng Google Sheets làm việc nhóm.

Lưu ý về dữ liệu và bảo mật

• Bật xác minh hai bước cho tài khoản, xem cách bảo vệ tài khoản và đặt mật khẩu mạnh.
• Không ghi mật khẩu quan trọng hay số tài khoản trực tiếp vào ghi chú thông thường; dùng trình quản lý mật khẩu.
• Xuất bản sao lưu định kỳ những ghi chú quan trọng, xem cách sao lưu dữ liệu máy tính an toàn.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn cần giải pháp quản lý công việc cho cả cửa hàng hay doanh nghiệp, cửa hàng có dịch vụ tư vấn chuyển đổi số và phần mềm theo yêu cầu. Cài đặt ứng dụng trên máy gặp khó? Gọi/Zalo 0943.847.333 hoặc mang máy tới để kiểm tra miễn phí.