Cách sao lưu email Outlook ra file PST

File PST là định dạng Outlook dùng để lưu bản sao email, danh bạ, lịch và công việc. Xuất email ra PST rất hữu ích khi bạn đổi máy, nghỉ việc, dọn dung lượng hộp thư hoặc chỉ đơn giản muốn có một bản dự phòng.

Bài này hướng dẫn từng bước sao lưu email Outlook ra PST, nhập lại khi cần và lưu ý về bảo mật. Giao diện theo Outlook cho Windows (Microsoft 365 / bản cổ điển); Outlook mới (new Outlook) và Outlook trên web có thể không có đúng chức năng này.

Trước khi bắt đầu

• Dùng Outlook cổ điển cho Windows. Bản new Outlook hiện không hỗ trợ xuất PST như bản cổ điển, tùy phiên bản có thể thay đổi.
• Chuẩn bị nơi lưu có đủ dung lượng, tốt nhất là ổ cứng di động hoặc ổ đám mây.
• Nếu tài khoản là Gmail hoặc IMAP, dữ liệu vẫn nằm trên máy chủ; PST là bản sao riêng của bạn.
• Đóng bớt ứng dụng khác để việc xuất chạy ổn định.

Các bước xuất email ra PST

1. Mở Outlook trên Windows.
2. Chọn File (Tệp) > Open & Export (Mở & Xuất) > Import/Export (Nhập/Xuất).
3. Trong cửa sổ Import and Export Wizard, chọn Export to a file (Xuất ra tệp) rồi nhấn Next (Tiếp).
4. Chọn Outlook Data File (.pst) và nhấn Next.
5. Chọn thư mục hoặc tài khoản muốn sao lưu. Nếu muốn lấy hết, chọn tên tài khoản ở trên cùng và tích Include subfolders (Bao gồm thư mục con).
6. Nhấn Next.
7. Nhấn Browse (Duyệt) để chọn nơi lưu và đặt tên file, ví dụ sao-luu-outlook-2026.pst.
8. Ở phần tùy chọn, chọn cách xử lý nếu file đã tồn tại: Replace duplicates, Allow duplicates hoặc Do not export duplicates.
9. Nhấn Finish (Hoàn tất).
10. Nếu muốn bảo vệ, nhập mật khẩu ở cửa sổ Create Outlook Data File, hoặc bỏ trống nếu không cần, rồi nhấn OK.

Thời gian chạy phụ thuộc dung lượng hộp thư. Với hộp thư nhiều năm, hãy để máy chạy và không tắt Outlook giữa chừng.

Sao lưu chỉ một phần

Bạn không cần xuất cả hộp thư. Một số cách chọn lọc:

• Chỉ xuất một thư mục (ví dụ Hộp thư đến của khách hàng quan trọng) ở bước 5.
• Dùng Filter (Bộ lọc) để lọc theo thời gian hoặc từ khóa.
• Xuất riêng Contacts (Danh bạ) hoặc Calendar (Lịch) nếu chỉ cần các mục này.

Nếu hộp thư đầy, bạn có thể dọn trước để hết quá tải, xem hộp thư Outlook bị đầy.

Kiểm tra bản sao lưu

Sao lưu xong nên kiểm tra để chắc chắn không bị lỗi:

1. Mở File > Open & Export > Open Outlook Data File (Mở tệp dữ liệu Outlook).
2. Chọn file .pst vừa tạo, nhấn OK.
3. File xuất hiện như một thư mục mới trong danh sách bên trái.
4. Mở thử vài thư mục, vài email có tệp đính kèm.
5. Khi xong, nhấp chuột phải vào mục này và chọn Close (Đóng).

Nhập lại email từ file PST trên máy mới

1. Cài và đăng nhập Outlook trên máy mới.
2. Chọn File > Open & Export > Import/Export.
3. Chọn Import from another program or file (Nhập từ chương trình hoặc tệp khác) > Next.
4. Chọn Outlook Data File (.pst) > Next.
5. Chọn file PST, chọn cách xử lý trùng lặp > Next.
6. Chọn thư mục muốn nhập (thường là toàn bộ) và nơi nhập > Finish.

Hoặc bạn chỉ cần dùng Open Outlook Data File để mở và xem trực tiếp mà không nhập vào hộp thư chính.

Lưu file PST ở đâu cho an toàn

• Không lưu duy nhất trên ổ C: máy hỏng là mất cả hai.
• Sao chép ra ổ cứng di động và một nơi thứ hai, theo nguyên tắc sao lưu nhiều bản. Xem cách sao lưu dữ liệu an toàn.
• Không để file PST trong thư mục đồng bộ đám mây khi Outlook đang mở nó, vì có thể gây lỗi hỏng file.
• Đặt mật khẩu cho file hoặc cất trong ổ có mã hóa. Lưu ý rằng mật khẩu PST chỉ ở mức cơ bản, nên bảo vệ thêm bằng cách mã hóa ổ đĩa hoặc khóa thư mục.
• Ghi chú ngày sao lưu trong tên file để dễ quản lý.

Lỗi thường gặp

• Không thấy mục Import/Export: bạn đang dùng bản Outlook không hỗ trợ (như new Outlook). Chuyển về bản Outlook cổ điển nếu có.
• File PST quá lớn: cân nhắc chia theo năm hoặc theo thư mục.
• Lỗi khi mở file PST: file có thể hỏng. Đừng xóa bản gốc; thử sao chép sang ổ khác rồi mở lại.
• Hộp thư IMAP xuất thiếu mail: hãy chắc rằng Outlook đã đồng bộ đầy đủ thư từ máy chủ trước khi xuất.

Nếu bạn dùng Outlook cho công việc hằng ngày, cũng nên xem cách dùng Outlook quản lý email và công việc để tổ chức hộp thư gọn gàng, giảm nhu cầu sao lưu lớn.

Tài khoản bảo mật

Sao lưu không thay cho bảo vệ tài khoản. Hãy bật xác thực hai bước cho tài khoản Microsoft, xem bảo vệ tài khoản Microsoft và Outlook.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn đổi máy và cần chuyển toàn bộ email, hoặc file PST bị lỗi không mở được, hãy mang máy tới Cường Tech ở 476 Đường CMT8, Thái Nguyên hoặc gọi 0943.847.333. Doanh nghiệp cần quản lý email tập trung có thể xem dịch vụ IT.