Cách sửa lỗi Outlook không gửi được thư

Khi Outlook không gửi được thư, thư thường nằm kẹt trong thư mục Outbox (Thư chờ gửi). Nguyên nhân hay gặp nhất là mất mạng, đang ở chế độ Work Offline, file đính kèm quá lớn hoặc tài khoản cần đăng nhập lại. Đa số trường hợp tự xử lý được trong vài phút.

Hướng dẫn dưới đây dành cho Outlook trên máy tính (phiên bản Microsoft 365 hoặc Office); tên mục có thể khác theo phiên bản. Với lỗi gửi thư nói chung trên nhiều ứng dụng, xem thêm không gửi được email trên Outlook, Gmail.

Bước 1: Kiểm tra mạng và chế độ Offline

1. Mở trình duyệt, thử vào một trang web để chắc chắn có Internet.
2. Trong Outlook, nhìn thanh trạng thái dưới cùng. Nếu thấy Working Offline hoặc Disconnected, hãy xử lý tiếp.
3. Vào tab Send / Receive (Gửi/Nhận), bấm Work Offline (Làm việc ngoại tuyến) để tắt chế độ này (nút sáng nghĩa là đang offline).
4. Bấm Send/Receive All Folders để gửi lại.

Bước 2: Xử lý thư kẹt trong Outbox

1. Mở thư mục Outbox ở cột trái.
2. Nếu thư in đậm hoặc có đồng hồ, bấm đôi vào thư để mở.
3. Kiểm tra địa chỉ người nhận (sai chính tả, thiếu @, dấu cách thừa).
4. Bấm Send lại. Nếu vẫn kẹt, kéo thư sang Drafts, rồi mở và gửi lại.
5. Nếu vẫn không được, bạn có thể xóa thư kẹt rồi soạn lại (copy nội dung trước).

Bước 3: Kiểm tra file đính kèm

Thư nhiều file lớn có thể bị từ chối do giới hạn dung lượng của máy chủ. Hãy thử:

• Nén file hoặc giảm ảnh. Xem giảm dung lượng ảnh để gửi email, Zalo và nén file PDF giảm dung lượng.
• Gửi qua đường liên kết OneDrive thay vì đính kèm trực tiếp.
• Thử gửi một thư ngắn không đính kèm để biết lỗi do file hay do tài khoản.

Bước 4: Kiểm tra tài khoản và mật khẩu

1. Nhìn có cửa sổ yêu cầu mật khẩu đang ẩn dưới các cửa sổ khác không.
2. Vào File > Account Settings (Cài đặt tài khoản) > Account Settings.
3. Chọn tài khoản của bạn, bấm Repair (Sửa chữa) nếu có và làm theo hướng dẫn.
4. Nếu tài khoản cần đăng nhập lại, đăng nhập bằng thông tin chính xác. Với các dịch vụ bật xác minh hai bước, có thể phải dùng mật khẩu ứng dụng hoặc đăng nhập theo hướng dẫn chính thức của nhà cung cấp email.
5. Nếu hộp thư đầy, dọn bớt, xem hộp thư Outlook bị đầy.

Bước 5: Chạy Outlook ở Safe Mode

Tiện ích bổ sung (add-in) lỗi đôi khi chặn việc gửi thư.

1. Đóng Outlook.
2. Nhấn Windows + R, gõ outlook.exe /safe rồi nhấn Enter.
3. Thử gửi thư. Nếu gửi được, vào File > Options > Add-ins và tắt từng add-in để tìm thủ phạm.
4. Khởi động lại Outlook bình thường.

Bước 6: Tạo hồ sơ Outlook mới

Nếu vẫn lỗi, hồ sơ có thể bị hỏng:

1. Mở Control Panel (Bảng điều khiển) > Mail (Microsoft Outlook) > Show Profiles.
2. Bấm Add để tạo hồ sơ mới và thêm lại tài khoản.
3. Chọn Always use this profile và thử lại.

Dữ liệu thư trên máy chủ không mất khi tạo hồ sơ mới, nhưng thư lưu ở file cục bộ (PST) cần sao lưu trước.

Khi nào cần nhờ hỗ trợ

Nếu thư báo lỗi từ chối của máy chủ (bounce) kèm mã lỗi, hãy xem thông báo và liên hệ quản trị email của công ty hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Nếu máy bạn gặp nhiều lỗi khác song song, kiểm tra thêm phần mềm và hệ thống. Xem thêm cách quản lý hộp thư ở dùng Outlook quản lý email và công việc.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn cấu hình email cho doanh nghiệp, cửa hàng có thể hỗ trợ qua dịch vụ IT. Hoặc gọi 0943.847.333 để được hướng dẫn cụ thể.