Cách tạo nhãn dán và in phong bì trong Word bằng công cụ Mailings

Word có sẵn công cụ giúp bạn tạo nhãn dán địa chỉ và in phong bì mà không cần dựng bảng thủ công. Chỉ cần nhập địa chỉ, chọn khổ nhãn hoặc khổ phong bì, Word sẽ tự căn chỉnh để bạn in ra đúng vị trí.

Bài này hướng dẫn từng bước với Microsoft Word bản phổ biến (Word 2016 trở lên, gồm Microsoft 365), kèm cách in thử để khỏi tốn giấy nhãn và phong bì.

Chuẩn bị trước khi làm

Bạn cần biết ba thứ: loại giấy nhãn hoặc phong bì sẽ dùng, máy in có hỗ trợ khổ đó không, và nội dung muốn in. Giấy nhãn thường là tờ A4 chia sẵn thành nhiều ô, mỗi hãng có mã sản phẩm riêng in trên bao bì. Hãy giữ lại mã này để chọn đúng mẫu trong Word.

Với phong bì, khổ hay gặp là phong bì thư nhỏ (kiểu 10) hoặc phong bì A5. Kiểm tra trong hướng dẫn máy in để biết khay nạp giấy nào dùng được cho phong bì, vì không phải máy nào cũng nạp mượt loại giấy dày.

Cách tạo nhãn dán địa chỉ

1. Mở Word, chọn Blank document (Tài liệu trống).
2. Vào thẻ Mailings (Thư tín), bấm Labels (Nhãn) trong nhóm Create (Tạo).
3. Trong hộp thoại Envelopes and Labels, ở ô Address (Địa chỉ) gõ nội dung cần in, ví dụ họ tên, địa chỉ, số điện thoại.
4. Bấm nút Options... (Tùy chọn...) ở phần Label (Nhãn).
5. Tại Label vendors (Nhà cung cấp nhãn), chọn hãng trên bao bì giấy nhãn; ở Product number (Mã sản phẩm) chọn đúng mã. Bấm OK.
6. Chọn Full page of the same label (Cả trang cùng một nhãn) nếu muốn in nhiều nhãn giống nhau, hoặc Single label (Một nhãn) để in vào một ô cụ thể (hữu ích khi tờ nhãn đã dùng một phần).
7. Bấm New Document (Tài liệu mới) để xem trước bố cục trong Word, hoặc Print (In) để in luôn.

Nếu danh sách mẫu không có mã nhãn của bạn, chọn New Label... (Nhãn mới...) trong hộp Label Options. Tại đây bạn nhập thủ công kích thước, lề trên, lề trái, số hàng, số cột theo thông số in trên bao bì.

Cách in phong bì

1. Vào thẻ Mailings, bấm Envelopes (Phong bì).
2. Ở ô Delivery address (Địa chỉ người nhận), gõ thông tin người nhận.
3. Ở ô Return address (Địa chỉ người gửi), gõ thông tin của bạn. Tick Omit (Bỏ qua) nếu không muốn in phần này.
4. Bấm Options... (Tùy chọn...), ở thẻ Envelope Options chọn Envelope size (Khổ phong bì) phù hợp; nếu không có sẵn, chọn Custom size... (Kích thước tùy chọn...) rồi nhập chiều rộng và chiều cao.
5. Sang thẻ Printing Options (Tùy chọn in), chọn kiểu nạp phong bì (ngửa, úp, cạnh ngắn hay cạnh dài đi trước) và khay giấy. Bấm OK.
6. Bấm Add to Document (Thêm vào tài liệu) để xem trước, hoặc Print (In).

Đây là bước dễ sai nhất: mỗi máy in có hướng nạp phong bì khác nhau. Hãy làm theo hình minh họa trong thẻ Printing Options và so với hướng dẫn máy in. Khi chưa chắc, in thử trên một tờ A4 gập đôi cho đỡ tốn.

In nhiều nhãn từ danh sách địa chỉ

Nếu có danh sách khách hàng, bạn không cần gõ từng nhãn. Word hỗ trợ trộn thư (Mail Merge) từ bảng Excel.

1. Chuẩn bị file Excel, hàng đầu là tiêu đề cột như HoTen, DiaChi, DienThoai.
2. Trong Word, vào Mailings > Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) > Labels..., chọn mã nhãn.
3. Bấm Select Recipients (Chọn người nhận) > Use an Existing List... (Dùng danh sách có sẵn), chọn file Excel.
4. Bấm Insert Merge Field (Chèn trường trộn) để chèn các cột vào nhãn đầu tiên, rồi bấm Update Labels (Cập nhật nhãn) để áp dụng cho toàn trang.
5. Bấm Preview Results (Xem trước kết quả) để kiểm tra, sau đó Finish & Merge (Hoàn tất và trộn) > Print Documents... (In tài liệu...).

Cách in cho khỏi lệch

Lệch lề là lỗi phổ biến nhất khi in nhãn và phong bì. Các cách khắc phục:

• Trong hộp thoại in, chọn Actual size (Kích thước thực) thay vì Fit to page (Vừa trang), nếu không nội dung bị thu nhỏ và lệch ô nhãn.
• Với giấy nhãn, nạp đúng mặt in, đúng chiều theo hướng dẫn trên bao bì.
• Thử chỉnh lề nhẹ trong mẫu nhãn tùy chọn nếu máy in lệch đều một hướng.
• Dùng xong máy in laser cần tránh giấy nhãn quá cũ, vì keo có thể dính vào trống in. Hãy dùng loại giấy nhãn ghi rõ hỗ trợ máy in laser hoặc máy in phun tương ứng.

Nếu máy in không nhận lệnh hoặc báo lỗi, tham khảo máy in không in được: cách xử lý lỗi thường gặp. Bài cách in tài liệu Word, PDF từ máy tính cũng có các thiết lập in cơ bản.

Máy in nào hợp để in nhãn, phong bì

In nhãn và phong bì thường cần máy ổn định, nạp giấy mượt. Máy in laser trắng đen như Canon LBP6030 hay HP LaserJet M211dw hợp để in địa chỉ chữ đen nhanh và rõ. Nếu cần in logo màu trên phong bì, máy phun như Epson EcoTank L3250 là lựa chọn. Trước khi mua, hãy hỏi cửa hàng khay nạp của máy có hỗ trợ phong bì và giấy nhãn không, vì tùy từng model. Bạn có thể đọc thêm cách chọn máy in cho gia đình, văn phòng.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu in nhãn bị lệch mãi không chỉnh được, máy in kẹt giấy hoặc bạn muốn chọn máy phù hợp công việc gửi hàng, hãy mang máy tới cửa hàng hoặc gọi hotline 0943.847.333. Dịch vụ sửa chữa kiểm tra miễn phí và báo giá trước khi sửa.