Cách thêm email tên miền công ty vào Outlook bằng IMAP

Email theo tên miền công ty (kiểu ten@congty.vn) thường được nhà cung cấp hosting hoặc dịch vụ email cấp, và bạn có thể đọc nó trong Outlook như hộp thư Gmail. Cách làm phổ biến nhất là dùng IMAP: thư vẫn nằm trên máy chủ, nên bạn xem được từ nhiều thiết bị mà các hộp thư luôn đồng bộ.

Để thêm thành công, bạn cần có đủ thông tin máy chủ do nhà cung cấp email gửi cho công ty. Bài này hướng dẫn thao tác trong Outlook và cách xử lý khi báo lỗi. Giao diện Outlook có hai kiểu (Outlook cổ điển và Outlook mới), tên mục có thể khác theo phiên bản.

IMAP là gì và vì sao nên dùng

IMAP là giao thức để đọc email, thư và thư mục luôn được đồng bộ với máy chủ. Nếu bạn xóa, đánh dấu hay chuyển thư trên máy tính, điện thoại cũng thấy thay đổi. Trong khi đó giao thức POP3 thường tải thư về một máy rồi xóa trên máy chủ, nên khó dùng trên nhiều thiết bị.

Với email công ty, IMAP an toàn hơn cho dữ liệu vì thư vẫn còn trên máy chủ nếu máy tính hỏng. Dù vậy bạn vẫn nên sao lưu thư quan trọng định kỳ.

Chuẩn bị thông tin cần có

Hãy xin quản trị viên hoặc nhà cung cấp email các thông tin sau:

• Địa chỉ email đầy đủ.
• Mật khẩu (hoặc mật khẩu ứng dụng nếu dịch vụ yêu cầu).
• Máy chủ thư đến IMAP và cổng. Thông thường cổng bảo mật SSL/TLS của IMAP là 993.
• Máy chủ thư đi SMTP và cổng. Cổng thường gặp là 587 hoặc 465, tùy nhà cung cấp.
• Kiểu mã hóa: SSL/TLS hoặc STARTTLS.

Mỗi nhà cung cấp có thông tin riêng, nên đừng đoán. Nếu công ty bạn chưa có email tên miền riêng, đọc email tên miền riêng cho doanh nghiệp: lợi ích và cách làm.

Cách thêm vào Outlook cổ điển

1. Mở Outlook, bấm File (Tệp).
2. Chọn Add Account (Thêm tài khoản).
3. Nhập địa chỉ email, bấm Advanced options (Tùy chọn nâng cao) và đánh dấu Let me set up my account manually (Cho phép tôi tự thiết lập tài khoản), rồi bấm Connect (Kết nối).
4. Trong danh sách loại tài khoản, chọn IMAP.
5. Điền thông tin máy chủ thư đến và thư đi, cổng và kiểu mã hóa mà nhà cung cấp cung cấp. Với tên đăng nhập, thường là địa chỉ email đầy đủ.
6. Bấm Next (Tiếp), nhập mật khẩu rồi bấm Connect.
7. Khi Outlook báo thành công, bấm Done (Xong).

Cách thêm vào Outlook mới

Outlook mới (new Outlook) có giao diện khác, nhưng các bước tương tự. Tên mục có thể khác tùy bản cập nhật.

1. Mở Outlook, vào Settings (Cài đặt) hình bánh răng.
2. Chọn Accounts (Tài khoản), rồi Add account (Thêm tài khoản).
3. Nhập địa chỉ email và bấm Continue (Tiếp tục).
4. Nếu Outlook không tự nhận thông số, chọn thiết lập thủ công, chọn IMAP và nhập thông tin máy chủ.
5. Hoàn tất theo hướng dẫn trên màn hình.

Nếu bạn dùng hệ thống email do công ty quản lý (có chính sách riêng), hãy hỏi quản trị viên trước khi thêm tài khoản.

Kiểm tra gửi và nhận

Sau khi thêm, hãy kiểm tra ngay:

1. Bấm New Email (Thư mới), gửi một thư thử cho chính mình hoặc đồng nghiệp.
2. Kiểm tra thư có xuất hiện trong Sent Items (Thư đã gửi) và người nhận có nhận được không.
3. Nhờ người khác gửi thư lại cho bạn để xác nhận nhận thư hoạt động.
4. Mở cả hộp thư trên điện thoại (nếu có) để chắc chắn thư đồng bộ.

Khi bị lỗi: nguyên nhân thường gặp

Các lỗi hay gặp khi thêm email tên miền:

• Sai mật khẩu hoặc tên đăng nhập: kiểm tra tên đăng nhập có phải email đầy đủ không, và thử đăng nhập qua webmail để xác nhận mật khẩu.
• Sai máy chủ hoặc cổng: kiểm tra lại với nhà cung cấp, đặc biệt kiểu mã hóa SSL/TLS hay STARTTLS.
• Nhận được nhưng không gửi được: thường do cấu hình SMTP. Xem không gửi được email trên Outlook, Gmail.
• Hộp thư đầy: dung lượng gói email đã hết. Xem hộp thư Outlook bị đầy.
• Yêu cầu xác thực đặc biệt: một số dịch vụ yêu cầu mật khẩu ứng dụng hoặc xác minh hai bước. Hãy làm theo hướng dẫn chính thức của nhà cung cấp.

Mẹo quản lý nhiều hộp thư

• Đặt chữ ký riêng cho từng tài khoản, tham khảo cách tạo chữ ký email trong Gmail, Outlook.
• Tạo thư mục và quy tắc để tự phân loại thư, tham khảo cách dùng Outlook quản lý email công việc.
• Khi nhân viên nghỉ việc, nhờ quản trị viên đổi mật khẩu và thu hồi quyền truy cập hộp thư.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu công ty bạn chưa có email tên miền riêng hoặc cần người cài đặt, quản lý hộp thư cho cả đội, hãy xem trang dịch vụ IT doanh nghiệp hoặc vận hành hệ thống IT. Bạn cũng có thể gọi 0943.847.333 để được tư vấn.