Cách chỉnh sửa nội dung file PDF trên máy tính

File PDF sinh ra để giữ nguyên định dạng, nên sửa nó không dễ như sửa file Word. Nhưng tùy mục đích, từ sửa một lỗi chính tả, điền thông tin vào biểu mẫu cho tới thêm ghi chú, đều có cách làm trên máy tính.

Điều đầu tiên cần xác định: bạn muốn sửa thực sự nội dung chữ hay chỉ thêm chú thích, điền form, ký tên. Mỗi việc dùng công cụ khác nhau.

Xác định loại PDF bạn đang có

• PDF dạng văn bản (text): chọn được chữ bằng chuột. Loại này sửa được.
• PDF dạng ảnh (scan): bản chụp hoặc quét từ giấy, không chọn được chữ. Muốn sửa phải qua bước OCR (nhận dạng chữ) trước.
• PDF có form điền sẵn: có ô trống để điền. Loại này chỉ cần điền, không cần sửa.

Thử nhanh: mở PDF, nhấn Ctrl + A. Nếu chữ được tô chọn thì đó là PDF văn bản.

Cách 1: Chỉnh sửa PDF bằng Microsoft Word

Word bản 2013 trở lên mở được PDF và chuyển sang văn bản chỉnh sửa được.

1. Chuột phải file PDF, chọn Open with (Mở bằng) > Word.
2. Word báo sẽ chuyển PDF thành tài liệu chỉnh sửa, bấm OK.
3. Sửa nội dung như file Word bình thường.
4. Vào File > Save As (Lưu thành), chọn PDF ở ô định dạng để xuất lại.

Hai chiều chuyển đổi này có bài riêng: chuyển file PDF sang Word và ngược lại.

Cách 2: Dùng Microsoft Edge để ghi chú, điền form

Trình duyệt Edge trên Windows 11 mở PDF trực tiếp và có công cụ ghi chú cơ bản, nhưng không sửa được chữ có sẵn.

1. Chuột phải file PDF, chọn Open with > Microsoft Edge.
2. Trên thanh công cụ, dùng Draw (Vẽ) để viết tay, Highlight (Tô sáng) để đánh dấu, Add text (Thêm văn bản) để gõ chữ vào chỗ trống.
3. Với PDF có form, bấm vào các ô để điền trực tiếp.
4. Bấm biểu tượng Save (Lưu) hoặc Save as (Lưu thành) để lưu bản đã chỉnh.

Cách này phù hợp khi cần điền đơn, thêm ghi chú. Bạn cũng có thể ký tên vào file PDF theo hướng dẫn riêng.

Cách 3: Google Docs cho file PDF dạng ảnh

Google Docs có khả năng nhận dạng chữ cơ bản.

1. Tải file PDF lên Google Drive. Xem dùng Google Drive để lưu và chia sẻ file nếu chưa quen.
2. Chuột phải file, chọn Open with (Mở bằng) > Google Docs.
3. Google sẽ trích xuất chữ từ PDF vào một tài liệu mới để bạn chỉnh sửa.
4. Sửa xong, chọn File > Download (Tải xuống) > PDF Document (.pdf).

Kết quả với chữ tiếng Việt có dấu từ bản scan chất lượng thấp có thể sai, bạn cần đọc lại cẩn thận.

Cách 4: Phần mềm chuyên dụng

Nếu thường xuyên phải sửa PDF giữ nguyên bố cục, có thể cần phần mềm chuyên dụng như Adobe Acrobat (trả phí), hay các phần mềm miễn phí hoặc mã nguồn mở có chức năng sửa PDF cơ bản. Mỗi phần mềm có giao diện khác nhau, hãy tải từ trang chính thức của hãng để tránh phần mềm độc hại, xem tải và cài đặt phần mềm an toàn, tránh virus.

Những việc phần mềm chuyên dụng làm tốt hơn:

• Sửa chữ mà giữ nguyên phông chữ gốc.
• Xóa, thêm, xoay, sắp xếp lại trang.
• Chèn hình ảnh, chữ ký.
• Đặt mật khẩu bảo vệ.

Ghép hoặc tách trang không cần sửa chữ, xem ghép nhiều file PDF và tách trang PDF.

Những lưu ý quan trọng

• Luôn giữ bản gốc: sao chép file ra trước khi sửa, để quay lại khi có sai sót.
• Không sửa tài liệu có chữ ký số hoặc đã được bảo vệ nếu không có quyền: nội dung sẽ mất hiệu lực hoặc không sửa được.
• Không chỉnh sửa tài liệu pháp lý, hóa đơn, giấy tờ của người khác để thay đổi nội dung thật. Đó là hành vi sai phạm.
• Cẩn thận với thông tin nhạy cảm: khi dùng công cụ trực tuyến, bạn đang tải tài liệu lên máy chủ bên thứ ba. Với hợp đồng, giấy tờ cá nhân, ưu tiên công cụ chạy ngay trên máy.

Cần hỗ trợ thêm?

Bạn gặp file PDF hỏng, không mở được hoặc cần cài phần mềm đọc, sửa PDF cho văn phòng? Hãy mang máy tới cửa hàng hoặc liên hệ qua trang dịch vụ IT để được hỗ trợ cài đặt gọn gàng và an toàn.