Cách đánh số chương mục tự động bằng Multilevel List trong Word

Đánh số chương mục bằng tay (1, 1.1, 1.2...) rất dễ lệch khi bạn chèn thêm hoặc xóa một phần. Word có tính năng Multilevel List (Danh sách nhiều cấp) để đánh số tự động theo cấp bậc: Chương 1, 1.1, 1.1.1. Khi thêm mục mới, toàn bộ số tự cập nhật.

Mẹo quan trọng là liên kết mỗi cấp với một kiểu tiêu đề (Heading). Cách này cũng giúp bạn tạo mục lục tự động dễ dàng. Bài này dùng giao diện Word trên Windows (Microsoft 365, 2019, 2021). Tên nút trên bản tiếng Anh ghi trong ngoặc.

Chuẩn bị: dùng kiểu Heading cho tiêu đề

Trước khi tạo danh sách nhiều cấp, hãy chắc chắn các tiêu đề trong tài liệu được gán kiểu Heading 1, Heading 2, Heading 3 (Tiêu đề 1, 2, 3). Cách gán kiểu:

1. Đặt con trỏ vào dòng tiêu đề.
2. Vào thẻ Home (Trang chủ), nhóm Styles (Kiểu).
3. Bấm Heading 1 cho chương, Heading 2 cho mục, Heading 3 cho tiểu mục.

Xem thêm hướng dẫn ở bài dùng Styles để định dạng tiêu đề trong Word.

Các bước tạo Multilevel List liên kết với Heading

1. Đặt con trỏ vào một dòng Heading 1 đầu tiên.
2. Vào thẻ Home, nhóm Paragraph (Đoạn văn), bấm nút Multilevel List (Danh sách nhiều cấp), biểu tượng có nhiều số lùi cấp.
3. Chọn Define New Multilevel List... (Xác định Danh sách Nhiều cấp mới) ở cuối bảng.
4. Trong hộp thoại, bấm nút More >> (Thêm >>) ở góc dưới bên trái để hiện đủ tùy chọn.
5. Ở cột Click level to modify (Bấm cấp để chỉnh sửa), chọn 1.
6. Ở mục Link level to style (Liên kết cấp với kiểu), chọn Heading 1.
7. Ở ô Enter formatting for number (Nhập định dạng cho số), bạn có thể gõ thêm chữ trước số. Ví dụ để có "Chương 1", đặt con trỏ trước số 1 đã được tô xám, gõ Chương rồi để nguyên số xám. Đừng xóa phần số xám.
8. Chọn Number style for this level (Kiểu số cho cấp này), ví dụ 1, 2, 3.
9. Trong cột bên trái, chọn 2. Ở Link level to style, chọn Heading 2.
10. Ở cấp 2, ô định dạng sẽ hiện 1.1: số cấp 1 và số cấp 2 phân cách bằng dấu chấm. Để vậy.
11. Làm tương tự với cấp 3 liên kết Heading 3, định dạng 1.1.1.
12. Chọn Follow number with (Theo sau số bằng) là Tab character hoặc Space theo ý bạn.
13. Bấm OK.

Bây giờ tất cả đoạn Heading 1, 2, 3 sẽ có số tự động.

Chỉnh lề và khoảng cách của số

Sau khi liên kết, bạn có thể chỉnh vị trí số và chữ:

1. Mở lại hộp thoại Define New Multilevel List.
2. Chọn cấp cần chỉnh.
3. Chỉnh Aligned at (Căn tại) là vị trí của số, Text indent at (Thụt lề văn bản tại) là vị trí của chữ.
4. Với văn bản hành chính, cần tuân thủ quy định riêng của cơ quan. Xem thêm định dạng văn bản hành chính trong Word.

Thêm, xóa, di chuyển mục

• Thêm mục mới: gõ tiêu đề mới, gán kiểu Heading tương ứng. Số tự thêm vào và các mục sau tự dịch.
• Xóa mục: xóa dòng tiêu đề, các số phía sau tự giảm.
• Đổi cấp: đặt con trỏ vào tiêu đề, bấm Tab để hạ cấp hoặc Shift + Tab để nâng cấp trong danh sách. Hoặc đổi kiểu Heading cho đoạn.
• Cập nhật mục lục: sau khi đổi, bấm chuột phải vào mục lục chọn Update Field (Cập nhật trường). Bài đánh số trang và tạo mục lục tự động có hướng dẫn chi tiết.

Xử lý lỗi thường gặp

• Số bị đánh lại từ 1 giữa tài liệu: Bạn có thể đã dùng một danh sách mới. Chuột phải vào số đó chọn Continue Numbering (Tiếp tục đánh số) hoặc xem lại kiểu Heading cho đoạn.
• Heading không có số: Kiểm tra đoạn có đúng kiểu Heading chưa và đã liên kết cấp đúng chưa.
• Số "Chương 1" chỉ hiện "1": Mở lại hộp thoại, kiểm tra ô định dạng cấp 1 có chữ "Chương " đứng trước số xám không.
• Cấp 2 hiện "1.1" nhưng chữ lệch: Chỉnh lại Text indent at.
• Dán nội dung từ nơi khác làm mất số: Khi dán, chọn Keep Text Only (Chỉ giữ văn bản) rồi gán lại kiểu Heading.

Dùng cho các danh sách khác

Bạn có thể dùng Multilevel List cho điều khoản hợp đồng (Điều 1, khoản 1.1, điểm a), quy chế, quy trình. Với điều khoản, bạn có thể đặt định dạng cấp 1 là Điều + số, cấp 2 là 1.1, cấp 3 là a) bằng cách chọn kiểu số là chữ cái thường.

Với tài liệu rất dài, hãy lưu thường xuyên. Xem thêm cách khôi phục phiên bản cũ của file Word, Excel nếu lỡ sửa nhầm.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn đang làm luận văn, báo cáo dày và gặp lỗi định dạng khó xử lý, hãy mang máy tới cửa hàng hoặc gọi hotline 0943.847.333 để được hỗ trợ. Xem thêm trang dịch vụ IT.