Cách làm bảng báo giá chuyên nghiệp bằng Excel

Một bảng báo giá gọn gàng, số liệu tự tính đúng và in ra đẹp giúp khách hàng tin tưởng bạn hơn. Bạn không cần phần mềm đắt tiền, Excel đã đủ để làm bảng báo giá chuyên nghiệp cho cửa hàng, xưởng nhỏ hoặc dịch vụ.

Bài này đi qua toàn bộ quy trình: lên bố cục, đặt công thức tính thành tiền và VAT, tạo danh sách thả xuống chọn sản phẩm, định dạng và xuất PDF. Công thức viết với dấu phẩy `,`. Nếu máy bạn dùng dấu chấm phẩy `;`, hãy thay tương ứng.

Một bảng báo giá cần có những gì?

Trước khi mở Excel, hãy chuẩn bị đủ thông tin để bảng đầy đủ và không bị khách hỏi lại:

• Thông tin người bán: tên cửa hàng, địa chỉ, số điện thoại, logo.
• Thông tin khách hàng: tên, số điện thoại, ngày lập báo giá.
• Bảng hàng hóa: STT, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Tổng cộng: cộng tiền hàng, thuế VAT (nếu có), tổng thanh toán.
• Điều khoản: thời hạn hiệu lực báo giá, hình thức thanh toán, thời gian giao hàng, bảo hành.

Đừng ghi những điều khoản bạn chưa chắc chắn. Thông tin bảo hành, giao hàng phải đúng với những gì bạn cam kết.

Bước 1: Dựng khung bảng

1. Mở Excel, tạo một sổ làm việc mới.
2. Ở các dòng đầu, nhập tên cửa hàng, địa chỉ, điện thoại. Có thể chèn logo qua Insert (Chèn) > Pictures (Hình ảnh).
3. Gõ tiêu đề lớn BẢNG BÁO GIÁ ở giữa, cỡ chữ 16 đến 18, in đậm.
4. Từ dòng tiếp theo, tạo tiêu đề cột: STT, Tên hàng, ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền.
5. Chọn dòng tiêu đề, tô màu nền đậm, chữ trắng và căn giữa để nổi bật.

Để kẻ bảng nhanh, dùng nút Borders (Đường viền) trong thẻ Home. Nếu cần mở đầu cho người mới, bài tạo file Excel mới và nhập dữ liệu rất hữu ích.

Bước 2: Đặt công thức tự tính

Giả sử dữ liệu bắt đầu từ dòng 8, số lượng ở cột D, đơn giá ở cột E, thành tiền ở cột F.

1. Thành tiền: ở ô F8 gõ `=D8*E8`, nhấn Enter, rồi kéo xuống các dòng dưới.
2. Cộng tiền hàng: ở ô tổng, gõ `=SUM(F8:F20)` để cộng toàn bộ cột thành tiền.
3. VAT: nếu thuế 10%, tạo ô thuế suất (ví dụ 10%) rồi gõ `=ROUND(F21*B22,0)` để tính tiền thuế và làm tròn. Xem hàm ROUND làm tròn số.
4. Tổng thanh toán: gõ `=F21+F22`.

Muốn dòng trống không hiện số 0, bạn dùng `=IF(D8="","",D8*E8)`. Công thức này chỉ tính khi đã nhập số lượng.

Bước 3: Tạo danh sách thả xuống để chọn sản phẩm

Nếu bạn bán nhiều mặt hàng, hãy lập một trang tính riêng chứa bảng giá gốc, rồi cho phép chọn tên hàng từ danh sách:

1. Chọn các ô cột Tên hàng.
2. Vào thẻ Data (Dữ liệu) > Data Validation (Xác thực dữ liệu).
3. Ở mục Allow, chọn List (Danh sách).
4. Ở Source (Nguồn), chọn vùng tên hàng ở trang bảng giá gốc.
5. Bấm OK.

Sau đó dùng hàm tra cứu để tự điền đơn giá. Ví dụ `=VLOOKUP(B8,BangGia!A:C,3,FALSE)` hoặc dùng XLOOKUP (có ở Excel 365 và Excel 2021). Xem hàm VLOOKUP và XLOOKUP và tạo danh sách thả xuống.

Bước 4: Định dạng tiền tệ và trình bày

1. Chọn cột đơn giá và thành tiền, nhấn Ctrl + 1, chọn Number > Number, tick Use 1000 Separator (Dùng dấu phân cách hàng nghìn), số thập phân 0.
2. Căn số về bên phải, chữ về bên trái, STT và đơn vị tính ở giữa.
3. Kẻ viền toàn bảng, làm đậm dòng tổng thanh toán.
4. Chọn View > Gridlines và bỏ tick để ẩn đường lưới cho gọn.
5. Đặt độ rộng cột vừa đủ, không để chữ tràn.

Excel không có hàm sẵn để đọc số tiền thành chữ tiếng Việt. Nếu cần dòng bằng chữ, bạn phải dùng macro hoặc add-in. Hãy kiểm tra kỹ nguồn gốc trước khi cài.

Bước 5: In vừa A4 và xuất PDF

1. Chọn vùng báo giá, vào Page Layout (Bố cục trang) > Print Area (Vùng in) > Set Print Area.
2. Ở Page Setup, chọn khổ A4, hướng giấy dọc, và đặt Fit all columns on one page để vừa chiều ngang. Xem chi tiết trong bài in file Excel vừa khổ giấy A4.
3. Để gửi khách qua email hoặc Zalo, chọn File > Export > Create PDF/XPS Document hoặc Save As rồi chọn định dạng PDF.

Gửi PDF thay vì file Excel giúp khách không sửa nhầm giá, và định dạng không bị lệch trên điện thoại.

Một số lưu ý để báo giá chuyên nghiệp

• Ghi rõ ngày lập và thời hạn hiệu lực của báo giá, vì giá có thể thay đổi.
• Đánh số báo giá để dễ tra cứu về sau.
• Khóa các ô công thức bằng Review > Protect Sheet để tránh xóa nhầm.
• Lưu thành mẫu: File > Save As > Excel Template (.xltx) để dùng lại cho lần sau.

Nếu việc báo giá, bán hàng, quản lý kho lặp lại hàng ngày, bạn nên cân nhắc phần mềm chuyên dụng. Cường Tech tặng phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO cho đơn từ 5 triệu, xem tặng phần mềm bán hàng.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn cần phần mềm quản lý riêng cho doanh nghiệp, hãy xem phần mềm theo yêu cầu hoặc dịch vụ IT. Gọi 0943.847.333 để được tư vấn.