Cách quản lý đơn hàng online bằng Google Sheets

Shop nhỏ bán qua Facebook, Zalo hay TikTok thường nhớ đơn trong đầu hoặc trong tin nhắn, đến khi đơn nhiều thì nhầm, quên giao, quên thu tiền. Một bảng Google Sheets được thiết kế tốt là cách miễn phí, dễ làm để quản lý đơn hàng, và bạn xem được trên cả máy tính lẫn điện thoại.

Bài này hướng dẫn xây bảng từ đầu: các cột cần thiết, danh sách trạng thái chọn sẵn, tô màu tự động, thống kê nhanh và cách chia sẻ an toàn.

Bước 1: Tạo bảng và đặt tiêu đề cột

1. Đăng nhập tài khoản Google, mở Google Sheets và tạo bảng tính mới (Blank spreadsheet / Trống).
2. Đặt tên file, ví dụ Quan ly don hang 2026.
3. Ở hàng 1, nhập các tiêu đề cột. Gợi ý:

• A: Mã đơn
• B: Ngày đặt
• C: Tên khách
• D: Số điện thoại
• E: Địa chỉ giao
• F: Sản phẩm
• G: Số lượng
• H: Đơn giá
• I: Thành tiền
• J: Phí ship
• K: Trạng thái
• L: Đã thanh toán
• M: Đơn vị vận chuyển / mã vận đơn
• N: Ghi chú

1. Chọn hàng 1, bấm Bold (In đậm) và dùng View (Xem) > Freeze (Cố định) > 1 row (1 hàng) để tiêu đề luôn hiện khi cuộn.

Trong bài Google Sheets làm việc nhóm có thêm cách phối hợp nhiều người trên cùng bảng.

Bước 2: Tự tính thành tiền

1. Ở ô I2, nhập công thức: =G2*H2
2. Nhấn Enter.
3. Kéo núm vuông nhỏ ở góc phải dưới ô I2 xuống để áp dụng cho các hàng sau.

Nếu muốn tính cả phí ship, dùng =G2*H2+J2. Nếu máy bạn dùng dấu ; ngăn cách đối số trong công thức có nhiều đối số, hãy thay tương ứng.

Để không phải kéo công thức mỗi khi thêm đơn, bạn có thể dùng ARRAYFORMULA, nhưng cách kéo công thức đơn giản vẫn ổn với shop nhỏ.

Bước 3: Tạo danh sách trạng thái chọn sẵn

Chọn trạng thái từ danh sách thay vì gõ tay giúp dữ liệu nhất quán.

1. Chọn cột K (từ K2 trở xuống).
2. Vào Data (Dữ liệu) > Data validation (Xác thực dữ liệu).
3. Bấm Add rule (Thêm quy tắc).
4. Ở mục Criteria (Tiêu chí) chọn Dropdown (Danh sách thả xuống).
5. Nhập các giá trị: Mới, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đang giao, Hoàn thành, Hủy/Hoàn.
6. Bấm Done (Xong).

Làm tương tự cho cột L với hai giá trị Chưa và Rồi, hoặc đánh dấu bằng Insert (Chèn) > Checkbox (Hộp kiểm).

Bước 4: Tô màu tự động theo trạng thái

1. Chọn toàn bộ vùng dữ liệu (ví dụ A2:N1000).
2. Vào Format (Định dạng) > Conditional formatting (Định dạng có điều kiện).
3. Ở Format rules (Quy tắc định dạng) chọn Custom formula is (Công thức tùy chỉnh).
4. Nhập =$K2="Hoàn thành" và chọn màu nền xanh nhạt.
5. Bấm Add another rule (Thêm quy tắc khác) cho các trạng thái còn lại, ví dụ =$K2="Hủy/Hoàn" màu đỏ nhạt, =$K2="Đang giao" màu vàng nhạt.

Từ nay nhìn bảng là biết đơn nào cần xử lý.

Bước 5: Lọc và thống kê nhanh

• Lọc đơn chưa giao: chọn hàng tiêu đề, bấm Data > Create a filter (Tạo bộ lọc), rồi lọc cột Trạng thái. Có thể xem thêm cách lọc trong lọc và sắp xếp dữ liệu trong Excel, thao tác tương tự.
• Tổng doanh thu đơn hoàn thành: nhập =SUMIFS(I:I,K:K,"Hoàn thành").
• Đếm đơn đang giao: =COUNTIF(K:K,"Đang giao").
• Doanh thu theo tháng hoặc theo sản phẩm: dùng Insert > Pivot table (Bảng tổng hợp).

Với shop có lượng hàng tồn, bạn có thể làm thêm một sheet kho theo hướng dẫn quản lý kho hàng đơn giản bằng Excel. Cách làm áp dụng được cho Google Sheets.

Bước 6: Nhập đơn từ biểu mẫu

Nếu khách tự điền thông tin, bạn có thể dùng Google Forms rồi tự đổ dữ liệu vào Sheets. Xem hướng dẫn nối Google Forms với Google Sheets để tổng hợp.

Bảo mật và chia sẻ

Bảng đơn hàng có tên, số điện thoại, địa chỉ khách, nên cần bảo vệ:

1. Bấm Share (Chia sẻ), chỉ thêm đúng người cần (nhân viên đóng hàng, kế toán), chọn quyền Viewer (Người xem) hoặc Commenter, chỉ cho Editor (Người chỉnh sửa) khi thật cần.
2. Không để liên kết chia sẻ ở chế độ công khai.
3. Vào Data > Protect sheets and ranges (Bảo vệ trang tính và dải ô) để khóa cột công thức, tránh bị xóa nhầm.
4. Bật xác thực hai lớp cho tài khoản Google. Xem bài bảo vệ tài khoản bằng mật khẩu mạnh.
5. Định kỳ tải một bản sao về máy: File > Download (Tải xuống) > Microsoft Excel (.xlsx).

Khi nào nên chuyển sang phần mềm bán hàng

Google Sheets đủ dùng khi mỗi ngày bạn có vài chục đơn. Khi cần quản lý kho, công nợ, in hóa đơn, nhiều nhân viên cùng bán, bảng tính sẽ dần rối và dễ sai. Lúc đó bạn nên cân nhắc một phần mềm bán hàng chuyên dụng.

Cần hỗ trợ thêm?

Cường Tech hỗ trợ cài đặt máy tính, máy in hóa đơn và phần mềm bán hàng cho cửa hàng nhỏ. Bạn có thể xem tư vấn chuyển đổi số hoặc gọi hotline 0943.847.333.