Cách quản lý shop Shopee, TikTok Shop trên máy tính

Khi shop có vài chục đơn mỗi ngày, quản lý hoàn toàn bằng điện thoại sẽ nhanh gặp giới hạn: màn hình nhỏ, khó so sánh số liệu, khó nhập hàng loạt và in vận đơn. Chuyển sang máy tính giúp bạn làm việc rộng rãi hơn, mở nhiều cửa sổ cùng lúc và quản lý kho dễ hơn.

Bài này hướng dẫn cách tổ chức công việc bán hàng trên Shopee và TikTok Shop bằng máy tính, và trang bị cần thiết cho một góc làm việc gọn gàng. Giao diện kênh bán hàng thay đổi thường xuyên, nên hãy đối chiếu với hướng dẫn chính thức của từng sàn.

Dùng kênh người bán trên trình duyệt

Mỗi sàn có công cụ dành cho người bán trên web: Shopee có Kênh Người Bán, TikTok Shop có Seller Center. Cách vào an toàn nhất:

1. Mở trình duyệt, gõ tên kênh người bán của sàn vào công cụ tìm kiếm hoặc vào từ liên kết trong ứng dụng của chính sàn.
2. Kiểm tra kỹ tên miền trước khi đăng nhập, tránh trang giả mạo. Xem nhận biết website lừa đảo.
3. Đăng nhập tài khoản người bán và bật xác thực hai lớp nếu sàn hỗ trợ.
4. Đánh dấu trang (bookmark) để lần sau vào đúng nơi.

Những việc nên làm trên máy tính

• Quản lý đơn hàng: xem danh sách đơn, lọc theo trạng thái, xác nhận và chuẩn bị hàng.
• Quản lý sản phẩm: chỉnh sửa tiêu đề, mô tả, giá, tồn kho. Nhiều sàn hỗ trợ tải lên hàng loạt bằng file mẫu; bạn hãy dùng mẫu chính thức của sàn rồi điền bằng Excel.
• Trả lời tin nhắn khách bằng bàn phím nhanh hơn nhiều so với điện thoại.
• Xem báo cáo: doanh thu, lượt xem, tỷ lệ chuyển đổi để biết sản phẩm nào bán tốt.
• In phiếu giao hàng (vận đơn) theo hướng dẫn của sàn và đơn vị vận chuyển.

Tính năng cụ thể có thể khác nhau giữa các sàn và theo từng thời điểm, nên hãy xem mục trợ giúp trong kênh người bán.

Quản lý kho bằng Excel đơn giản

Nếu bạn bán trên nhiều sàn cùng lúc, tồn kho dễ lệch. Một bảng Excel chung cho mã sản phẩm, tên, tồn đầu, nhập, bán, tồn cuối sẽ giúp bạn không bán quá số lượng có. Bạn có thể làm theo bài quản lý kho hàng đơn giản bằng Excel.

Một thói quen tốt: mỗi ngày đối chiếu số tồn trong bảng với số thực tế và với số trên từng sàn. Ghi mã sản phẩm thống nhất giữa các sàn để dễ tra cứu.

In vận đơn và hóa đơn

Khi lượng đơn tăng, một chiếc máy in ổn định giúp tiết kiệm nhiều thời gian. Máy in nhiệt thường được dùng cho tem vận đơn vì không tốn mực, nhưng bạn cần chọn loại phù hợp với khổ giấy và định dạng mà sàn cung cấp; hãy hỏi kỹ trước khi mua. Với hóa đơn, bạn xem in hóa đơn bán hàng ra máy in nhiệt và máy tính tiền và máy in hóa đơn cho cửa hàng.

Nếu in A4 thông thường, máy in laser cho chi phí mỗi trang thấp khi in nhiều, còn máy in phun màu có bình mực tiện cho gia đình và shop nhỏ in ít. Bạn có thể tham khảo các dòng đang bán tại danh mục máy in.

Thiết lập góc làm việc

1. Màn hình thứ hai: một màn hình để kênh người bán và tin nhắn, một màn hình để Excel hoặc cửa sổ in. Cắm thêm màn hình khá đơn giản, xem màn hình 24 inch IPS để chọn.
2. Bàn phím, chuột thoải mái để gõ lâu không mỏi tay.
3. Mạng ổn định: dùng dây mạng hoặc Wi-Fi mạnh, tránh rớt mạng giữa lúc xử lý đơn.
4. Sao lưu dữ liệu: bảng kho, danh sách khách và hóa đơn nên được sao lưu định kỳ, xem sao lưu dữ liệu máy tính an toàn.

Bảo mật cho shop

• Đừng chia sẻ mật khẩu shop trong nhóm chat. Nếu có nhân viên, dùng tính năng thêm tài khoản phụ nếu sàn có hỗ trợ.
• Cảnh giác với tin nhắn tự xưng là sàn, yêu cầu bạn bấm link hoặc cung cấp mã OTP.
• Giữ máy sạch: cài phần mềm từ nguồn tin cậy, cập nhật Windows.

Khi shop lớn dần

Khi số đơn, số kho và số kênh bán tăng, việc quản lý bằng Excel sẽ khó theo kịp. Lúc đó, một phần mềm quản lý bán hàng và kho sẽ giảm sai sót. Cường Tech có phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO, tặng kèm cho đơn từ 5 triệu. Bạn nên hỏi trực tiếp để biết phần mềm có phù hợp mô hình bán của mình không.

Cần hỗ trợ thêm?

Cần tư vấn máy tính, máy in và màn hình cho góc bán hàng, bạn có thể dùng công cụ Build PC hoặc gọi 0943.847.333 để được tư vấn, hoặc mang máy tới kiểm tra miễn phí.