Cách trình bày luận văn, báo cáo tốt nghiệp trong Word chuẩn và gọn

Trình bày luận văn hay báo cáo tốt nghiệp trong Word tốn thời gian nhất ở khâu căn chỉnh, đánh số trang và làm mục lục. Mẹo quan trọng nhất: đặt style (kiểu) ngay từ đầu rồi để Word tự làm mục lục, thay vì chỉnh tay từng đề mục. Làm đúng, bạn tiết kiệm hàng giờ và tránh lỗi nhảy trang lúc in.

Bài này hướng dẫn quy trình từng bước. Lưu ý quan trọng: mỗi trường, khoa có quy định riêng về lề, font, cỡ chữ và bố cục. Các số liệu dưới đây là giá trị phổ biến thường gặp, bạn luôn phải đối chiếu với hướng dẫn của trường mình.

Bước 0: Đọc quy định của trường

Hãy hỏi giáo vụ hoặc xem mẫu của khoa để biết chính xác:

• Khổ giấy (thường A4).
• Lề trái, phải, trên, dưới.
• Font chữ, cỡ chữ, giãn dòng.
• Cách đánh số trang, trang bìa, trang phụ bìa, lời cam đoan, mục lục.
• Quy cách ghi tài liệu tham khảo.

Những thông số phổ biến nhiều nơi hay dùng: giấy A4, font Times New Roman cỡ 13, giãn dòng 1.3 đến 1.5, lề trái rộng hơn lề phải để đóng gáy. Nhưng đây chỉ là gợi ý, quy định của trường mới là chuẩn.

Bước 1: Thiết lập trang giấy

1. Mở file Word mới, chọn thẻ Layout (Bố cục).
2. Bấm Size (Kích cỡ) và chọn A4.
3. Bấm Margins (Lề), chọn Custom Margins (Lề tùy chỉnh).
4. Nhập lề Top, Bottom, Left, Right theo quy định.
5. Nếu cần đóng gáy, đặt Gutter hoặc để lề trái lớn hơn lề phải.
6. Bấm OK.

Bước 2: Đặt font và giãn dòng cho toàn văn bản

1. Vào thẻ Home (Trang chủ), bấm chuột phải vào style Normal.
2. Chọn Modify (Sửa đổi).
3. Chọn font chữ, cỡ chữ theo quy định.
4. Bấm Format, chọn Paragraph (Đoạn văn) để đặt giãn dòng Line spacing và khoảng cách giữa đoạn Spacing.
5. Chọn Justified (Căn đều hai bên) nếu trường yêu cầu.
6. Bấm OK.

Sửa style Normal thì toàn bộ văn bản tự áp dụng, không cần chỉnh từng đoạn. Chi tiết xem căn lề và giãn dòng văn bản chuẩn trong Word.

Bước 3: Dùng Heading để phân cấp đề mục

Đây là bước then chốt để làm mục lục tự động.

1. Chọn tiêu đề chương, vào Home, chọn Heading 1 trong nhóm Styles.
2. Với mục lớn (1.1, 1.2), chọn Heading 2.
3. Với mục nhỏ (1.1.1), chọn Heading 3.
4. Chuột phải vào từng Heading, chọn Modify để chỉnh font, cỡ chữ, màu (thường đen) theo quy định.

Để đánh số tự động cho đề mục, vào Home, bấm Multilevel List (Danh sách nhiều cấp), chọn kiểu có liên kết với Heading.

Bước 4: Đánh số trang theo từng phần

Luận văn thường có phần đầu (bìa, mục lục) đánh số khác phần nội dung. Cần tách thành các Section.

1. Đặt con trỏ ở cuối trang cuối của phần đầu.
2. Vào Layout, bấm Breaks (Ngắt), chọn Next Page (Trang kế tiếp) trong mục Section Breaks.
3. Bấm đúp vào chân trang (footer) của phần nội dung.
4. Bấm Link to Previous (Liên kết với phần trước) để tắt liên kết.
5. Vào Insert (Chèn), bấm Page Number (Số trang), chọn vị trí.
6. Bấm Format Page Numbers (Định dạng số trang), chọn kiểu số (số thường hoặc số La Mã) và Start at (Bắt đầu từ).
7. Làm tương tự cho phần đầu nếu cần số La Mã.

Bước này nhiều bạn bị rối, hãy làm từng bước và kiểm tra số trang sau mỗi lần chỉnh.

Bước 5: Chèn hình, bảng và chú thích

• Chèn ảnh: xem cách chèn ảnh vào Word và căn chỉnh.
• Chèn bảng: xem cách tạo bảng trong Word.
• Chú thích hình, bảng: chọn hình hoặc bảng, vào References (Tài liệu tham khảo), bấm Insert Caption (Chèn chú thích), chọn nhãn Figure (Hình) hoặc Table (Bảng).

Chú thích tạo bằng công cụ này có thể lập danh mục hình, bảng tự động.

Bước 6: Tạo mục lục, danh mục hình bảng tự động

1. Đặt con trỏ ở trang dành cho mục lục.
2. Vào References, bấm Table of Contents (Mục lục).
3. Chọn kiểu mục lục tự động, hoặc Custom Table of Contents để chỉnh số cấp.
4. Khi sửa nội dung, bấm chuột phải vào mục lục, chọn Update Field (Cập nhật trường), rồi Update entire table (Cập nhật toàn bộ bảng).
5. Với danh mục hình, bảng: bấm Insert Table of Figures (Chèn danh mục hình) trong thẻ References.

Bước 7: Trích dẫn và tài liệu tham khảo

Vào References, chọn Style (Kiểu) như APA, rồi Insert Citation (Chèn trích dẫn), cuối cùng Bibliography (Thư mục) để tự tạo danh sách. Trường có thể yêu cầu định dạng riêng, hãy kiểm tra trước.

Bước 8: Kiểm tra trước khi in hoặc nộp

1. Bật Show/Hide ¶ (Ctrl + Shift + 8) để thấy khoảng trắng, dòng trống thừa.
2. Dùng Review, Spelling & Grammar để rà lỗi chính tả.
3. Cập nhật mục lục và tất cả trường (Ctrl + A, F9).
4. Xuất sang PDF bằng File, Save As, chọn PDF, để giữ nguyên bố cục khi nộp. Xem cách chuyển file PDF sang Word và ngược lại.
5. In thử một vài trang để kiểm tra lề đóng gáy trước khi in cả quyển.

Sao lưu file thường xuyên, xem thêm cách khôi phục phiên bản cũ của file Word, Excel và cách theo dõi chỉnh sửa Track Changes khi giáo viên góp ý.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu file luận văn bị lỗi, mất dữ liệu hay máy bị treo khi mở, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để kỹ thuật viên hỗ trợ tại sửa chữa. Cần lưu trữ bản sao, bạn có thể tham khảo USB Kingston DataTraveler Exodia 64GB. Hotline 0943.847.333.