Cách cùng chỉnh sửa file Word, Excel trên OneDrive

Thay vì gửi file qua lại bằng email rồi đau đầu với năm bản "final_v2_that_su", bạn có thể để file trên OneDrive và mời đồng nghiệp cùng chỉnh sửa. Mọi người thấy thay đổi gần như ngay lập tức, và file chỉ có một bản duy nhất. Bài này hướng dẫn cách chia sẻ, phân quyền, theo dõi ai sửa gì và xử lý khi có sự cố.

Giao diện OneDrive, Word và Excel có thể khác một chút giữa các phiên bản và giữa tài khoản cá nhân với tài khoản công việc/trường học, nhưng các bước chính giống nhau. Nếu chưa bật đồng bộ, xem trước bài dùng OneDrive đồng bộ dữ liệu giữa các máy.

Điều kiện để cùng chỉnh sửa

• Tất cả cần có tài khoản Microsoft (nếu chưa có, xem tạo tài khoản Microsoft miễn phí).
• File lưu trên OneDrive, không phải chỉ trên ổ cứng máy.
• Định dạng file hiện đại: .docx, .xlsx, .pptx. File .doc, .xls cũ có thể bị hạn chế.
• Có kết nối mạng ổn định khi muốn thấy thay đổi theo thời gian thực.

Bước 1: Đưa file lên OneDrive

1. Mở File Explorer (Quản lý tệp) và chọn thư mục OneDrive ở thanh bên trái.
2. Kéo thả file Word hoặc Excel vào thư mục đó, đợi biểu tượng đồng bộ chuyển thành dấu tích xanh.
3. Hoặc trong Word/Excel: File (Tệp) > Save As (Lưu thành) > OneDrive, chọn vị trí rồi Save.

Bước 2: Chia sẻ file cho người khác

1. Nhấp chuột phải vào file trong thư mục OneDrive > chọn Share (Chia sẻ).
2. Trong hộp thoại, gõ email của người bạn muốn mời, hoặc chọn Copy link (Sao chép liên kết).
3. Bấm vào biểu tượng bánh răng/Link settings (Cài đặt liên kết) để chọn:

• Ai có thể dùng liên kết: bất kỳ ai, người trong tổ chức, hoặc chỉ những người cụ thể.
• Quyền: Can edit (Có thể chỉnh sửa) hoặc Can view (Có thể xem).

1. Bấm Apply (Áp dụng) > Send (Gửi).

Với file có thông tin quan trọng, nên chọn chỉ những người cụ thể thay vì "bất kỳ ai có liên kết", vì liên kết công khai có thể bị chuyển tiếp ngoài ý muốn.

Bước 3: Cùng chỉnh sửa thời gian thực

1. Người nhận mở liên kết, file mở trong Word/Excel cho web hoặc ứng dụng trên máy.
2. Ở góc trên bên phải, bạn thấy ảnh đại diện của những người đang cùng mở file.
3. Khi ai đó đang gõ, bạn thấy con trỏ có màu và tên của họ ở đúng chỗ họ sửa.
4. Trong Excel, ô mà người khác đang chỉnh được viền màu.
5. Bật AutoSave (Tự động lưu) ở góc trên bên trái để thay đổi được lưu liên tục.

Để tránh "giẫm chân", hãy chia việc rõ: mỗi người phụ trách một mục hoặc một sheet.

Bước 4: Bình luận và theo dõi thay đổi

Khi muốn góp ý mà không sửa trực tiếp:

1. Chọn đoạn văn bản hoặc ô cần góp ý.
2. Vào Review (Xem lại) > New Comment (Nhận xét mới).
3. Gõ nội dung, nhắc người khác bằng cách gõ @ và tên họ.

Với Word, bật Track Changes (Theo dõi thay đổi) trong tab Review để biết chính xác ai thêm, ai xóa gì. Từng thay đổi có thể Accept (Chấp nhận) hoặc Reject (Từ chối).

Nếu cần so sánh hai bản, xem so sánh hai văn bản Word tìm điểm khác.

Bước 5: Khôi phục bản cũ khi có sai sót

Nếu ai đó lỡ xóa nhầm:

1. Mở file > File > Info (Thông tin) > Version History (Lịch sử phiên bản).
2. Chọn phiên bản trước đó để xem.
3. Bấm Restore (Khôi phục) để quay về bản đó.

Chi tiết hơn có trong bài khôi phục phiên bản cũ của file Word, Excel. Nếu tệp OneDrive bị kẹt đồng bộ, xem OneDrive bị kẹt đồng bộ.

Mẹo cộng tác hiệu quả

• Đặt quy ước đặt tên file ngay từ đầu, không đổi tên giữa chừng vì có thể làm hỏng liên kết cũ.
• Thu hồi quyền khi dự án kết thúc: chuột phải vào file > Manage access (Quản lý quyền truy cập).
• Không chia sẻ file chứa dữ liệu nhạy cảm cho người không cần biết.
• Khi cần kéo dài dung lượng hoặc gặp tài khoản đầy, xem giải phóng dung lượng Gmail, Google Drive để biết nguyên tắc dọn dẹp tương tự.

Cần hỗ trợ thêm?

Với công ty có nhiều nhân viên cần dùng chung dữ liệu, email và tài liệu, bạn có thể tham khảo dịch vụ IT doanh nghiệp hoặc tư vấn chuyển đổi số. Gọi 0943.847.333 để trao đổi.