Cách tạo biểu mẫu điền được trong Word và PDF

Biểu mẫu điền được (fillable form) giúp người nhận chỉ cần gõ vào các ô đã định sẵn, không làm xô lệch bố cục hay xóa nhầm nội dung cố định. Bạn có thể tạo biểu mẫu như vậy ngay trong Microsoft Word bằng các điều khiển nội dung (content controls), rồi gửi file Word hoặc xuất ra PDF tùy cách người nhận sử dụng.

Bài này hướng dẫn tạo biểu mẫu trong Word, khóa chỉnh sửa phần cố định, và các lựa chọn khi cần PDF điền được. Giao diện có thể khác chút giữa các phiên bản Word (2019, 2021, Microsoft 365).

Bước 1: Bật thẻ Developer (Nhà phát triển)

Các công cụ tạo biểu mẫu nằm trong thẻ Developer, mặc định thường bị ẩn.

1. Mở Word, chọn File (Tệp) > Options (Tùy chọn).
2. Chọn Customize Ribbon (Tùy chỉnh dải băng).
3. Ở danh sách bên phải, tick vào Developer (Nhà phát triển).
4. Bấm OK. Thẻ Developer sẽ xuất hiện trên thanh công cụ.

Bước 2: Soạn bố cục biểu mẫu

Trước khi chèn ô nhập, hãy dựng khung văn bản như một tờ giấy bình thường:

• Gõ tiêu đề, các nhãn như 'Họ và tên:', 'Ngày sinh:', 'Địa chỉ:'.
• Dùng bảng để căn các ô cho thẳng hàng. Xem cách tạo bảng trong Word đơn giản.
• Để trống chỗ sẽ đặt ô nhập.

Bước 3: Chèn các ô nhập (content controls)

Đặt con trỏ chuột vào vị trí cần điền, rồi vào thẻ Developer và chọn loại điều khiển phù hợp:

1. Plain Text Content Control (ô văn bản thuần): cho họ tên, số điện thoại, địa chỉ. Người điền chỉ gõ chữ, không đổi được định dạng.
2. Rich Text Content Control (ô văn bản có định dạng): cho phần nhận xét dài, cho phép in đậm, xuống dòng.
3. Check Box Content Control (hộp tick): cho các lựa chọn Có/Không hoặc nhiều đáp án.
4. Drop-Down List Content Control (danh sách thả xuống): cho lựa chọn cố định, ví dụ giới tính, phòng ban.
5. Date Picker Content Control (chọn ngày): cho ngày sinh, ngày nộp, người dùng chọn từ lịch.

Với danh sách thả xuống, bấm Properties (Thuộc tính), chọn Add (Thêm) để nhập từng lựa chọn rồi OK.

Bước 4: Khóa phần cố định, chỉ cho điền vào ô

Để người khác không sửa hoặc xóa nội dung bạn đã soạn:

1. Vào thẻ Review (Xem lại) hoặc Developer, chọn Restrict Editing (Hạn chế chỉnh sửa).
2. Trong ngăn bên phải, tick Allow only this type of editing in the document (Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này).
3. Chọn Filling in forms (Điền vào biểu mẫu) trong danh sách.
4. Bấm Yes, Start Enforcing Protection (Có, bắt đầu áp dụng bảo vệ).
5. Có thể đặt mật khẩu để người khác không tắt được việc bảo vệ. Nếu đặt mật khẩu, hãy ghi nhớ cẩn thận, vì quên sẽ rất khó mở lại để sửa.

Sau bước này, người dùng chỉ điền được vào các ô, phần còn lại bị khóa. Xem thêm cách bảo vệ file ở bài đặt mật khẩu cho file Word, Excel.

Bước 5: Kiểm tra trước khi gửi

1. Lưu file, rồi mở thử và tự điền một lần.
2. Kiểm tra từng ô: gõ chữ, chọn ngày, chọn từ danh sách, tick hộp.
3. Nhấn Tab để xem thứ tự nhảy giữa các ô có hợp lý không.
4. In thử hoặc xem trước nếu biểu mẫu dùng để in. Tham khảo cách in tài liệu Word, PDF từ máy tính.

Làm biểu mẫu PDF điền được

Có vài hướng, tùy nhu cầu:

Hướng 1: gửi file Word cho người nhận điền. Đơn giản nhất nếu ai cũng có Word. Sau khi điền xong họ lưu rồi gửi lại hoặc tự xuất PDF.

Hướng 2: xuất PDF để in hoặc xem. Chọn File > Save As (Lưu thành) hoặc Export (Xuất) > PDF. Lưu ý các điều khiển nội dung của Word thường không trở thành ô điền được trong PDF; file PDF xuất ra chủ yếu để xem hoặc in.

Hướng 3: tạo trường điền trực tiếp trong PDF. Cần phần mềm chỉnh sửa PDF có chức năng tạo biểu mẫu (nhiều ứng dụng PDF chuyên nghiệp có tính năng này, có thể có phí). Bạn mở PDF, chọn công cụ chuẩn bị biểu mẫu, thêm các trường văn bản, hộp tick, rồi lưu.

Hướng 4: người nhận điền PDF. Với PDF đã có trường điền, nhiều trình duyệt và trình xem PDF hiện nay cho phép gõ trực tiếp vào các trường, tùy phiên bản. Với PDF không có trường điền, nhiều ứng dụng cho thêm hộp chữ lên trang. Xem cách mở và đọc file PDF trên máy tính.

Để chuyển đổi qua lại, đọc cách chuyển file PDF sang Word và ngược lại. Nếu cần người nhận ký, xem cách ký tên vào file PDF trên máy tính.

Lỗi thường gặp

• Không thấy thẻ Developer: làm lại Bước 1.
• Người nhận không điền được: kiểm tra đã bật Restrict Editing kiểu Filling in forms chưa, và họ có mở file ở chế độ chỉ xem (Protected View) không. Họ cần bấm Enable Editing (Bật chỉnh sửa).
• Mở bằng ứng dụng khác bị lệch hoặc mất ô: một số ứng dụng đọc Word không hỗ trợ đầy đủ content controls. Hãy dùng Microsoft Word bản chính thức.
• Biểu mẫu bị xô khi gõ nhiều chữ: đặt các ô trong bảng và cố định độ rộng cột.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu doanh nghiệp bạn cần quy trình biểu mẫu, phiếu thu, hợp đồng điện tử hay phần mềm riêng để thu thập dữ liệu, xem trang phần mềm theo yêu cầu. Cần hỏi nhanh về máy tính và phần mềm văn phòng, gọi hotline/Zalo 0943.847.333.